【絵手紙株式会社】 山上氏 （以下、山上氏）
「当時は他社の販売管理ソフトを１台で使用していましたが、いずれは複数台のパソコンでデータを共有できなければ意味がないとずっと思っていました。使っている人だけがわかるのではなくて、社員が誰でもデータを閲覧し活用できるようにするのが希望でした。例えばお客様からの問い合わせがあったときに出荷履歴をどのパソコンからでも調べられるようにしたかったのです。一日の出荷件数は多い時は100件ぐらい、少ないと60件ぐらいの注文が全国各地からきます。これらの伝票の入力作業が優先で、なにかを調べたいと思っても、私がずっと占領してしまい、他の担当者がデータをみたくてもみれない状態でした。売上の月計や、仕入担当が今月どのようなものがどれだけ出たのか？など各担当者が、いつでもデータを見れる状態にしたいと思っていました。」
導入検討から3ヶ月でスピード稼動
4月：導入ソフトの検討
山上氏:
「東京と長野を結んでネットワーク対応型のソフトに切り替えるこの機会にもっと使いやすいソフトにしたいという思いがありました。 使用中のソフトは７～８年バージョンアップしながら使用していましたが、機能的にもっと使い勝手がいいソフトがあるのではないか？という思いはずっとありました。いろいろ探していましたが、母が勤める会社で弥生会計を使用していて、弥生という名前も知っていたし、みんなが使っていて使い勝手がいいということであればうちもぜひと思いました。
弥生株式会社のホームページから問い合わせましたら、ディー・マネージさんをご紹介いただきまして、すぐにデモにきていただけました。」 「こんな機能があればいいのにという機能が弥生販売には全部ありました。発注機能や、セット販売している商品を登録でき、構成部品の在庫も換算されるのが当時使用していたソフトではできなかったため、セット商品の棚卸しがすごく大変でしたが、弥生販売ではそれらが全部できました。そして、当時は郵便振替での決済だけでしたが、お客様からの声もあってコンビニ収納の機能は、導入ソフト決定の重要な要素でした。」 「もう一つ検討したソフトがありましたが、これは通信販売業向けのソフトでした。とても便利なソフトでしたが値段はかなり高価でした。うちの場合はそこまでの機能は必要ないなという印象がありました。」
弥生販売にはコンビニ収納の機能や、連動ソリューションはなかったが、ディー・マネージではカスタマイズでの運用を提案し、すぐ導入する流れとなった。
5月：ディー・マネージにて導入初期設定
・ネットワーク環境構築
・顧客データを、既存のソフトから、弥生販売の得意先台帳への移行作業
・「弥生販売」と「コンビニ決済収納代行サービス」ソフトとのデータ連携ツールの設計・開発
6月：長野への移転前に山上氏が東京大崎の本社にて弥生販売の稼動を開始
山上氏:
「以前のソフトと比べると使い勝手がぜんぜん違いました。以前のソフトに慣れていたこともあり、ちょっとやりずらいところもありましたが、それ以上に便利な機能がたくさんありました。」
7月：長野に拠点を移動し、入力を開始
数々の問題点をひとつずつ解決
山上氏:
「ネットワークやシステムなどの知識はまったくなかったので、わからないことも多い状況でしたが、とりあえずやりたいことを伝えて、わからないところを聞きながらという感じでしたが、こちらの要望・やりたいことをとてもよくわかってくださって助かりました。
例えば、サーバーを東京においているので、長野で弥生販売の帳票レイアウタを作成してもすぐには使えませんでした。 また、長野県栄村の近辺ではNTTはADSLまで、光回線ではないということが、導入を決定してから初めてわかりました。光回線は当然きているものと思っていたのでショックでした。 こういった問題も、ディー・マネージさんにすばやく対応していただけました。サーバーを長野におくことも考えましたが、メンテナンスや困ったときにすぐ来ていただけないのはやっぱり不安なので東京にということになりました。」
コンビニ収納システムの導入と、弥生販売ネットワークの導入はそれぞれ別に検討されたが、連携ツールのカスタマイズに関しての仕様は具体的な要望があらかじめあったのだろうか？
山上氏:
「やりたいことだけを伝えました。コンビニ君との連携ははじめてだとおしゃっていましたが、けっこうお任せで作成していただきました。」
運用面で、わからなくて困ったことはないのだろうか？
山上氏:
「ディー・マネージさんの保守サービスに加入しているので電話で質問をしています。弥生さんのカスタマーセンターにも電話しましたが、ディー・マネージさんに詳しい方が何人かいらっしゃるんですよね。今のところ電話で聞いてその場で全部解決しています。」 弥生認定マスターインストラクター５名と、認定インストラクター２名が在籍し導入支援を行っており、ソフトウェア・ハードウェア両面からサポートできるのがディー・マネージの強みである。
今後の展開 さらなる有効活用をめざす
山上氏:
「導入当初に、やりたかった東京と長野を結ぶネットワーク環境の構築と、コンビニ決済は、質問をしながらですが、なんとかできるようになりました。」
現在の運用方法は、まずお客様からの注文はすべてFAXか郵便で長野に集まり、一括して管理を行う電話注文はトラブルの原因になるので行っていないそうだ。
弥生販売にて売上伝票を入力し、連携ツールを使用してコンビニ決済可能な請求書の発行と、出荷作業を行う。 お客様は商品到着後、コンビニで代金を振込む銀行から入金データを毎日受信し、コンビニ収納システムから、連携ツールを経由して弥生販売の入金伝票にデータをインポートする。
入金消込も可能になり、すべてのデータはサーバーに集約し、東京・長野どちらからでもデータを閲覧できる環境が整った。
山上氏:
「本稼動してから、まだ日が浅いので課題点などは、これからまだまだでてくると思いますが、７０％ぐらいは目標達成できていると思います。残りの３０％は棚卸しを終えてみないとまだちょっと不安です。」
スタッフ全員が弥生販売を操作できるように
山上氏:
「例えば、在庫数を仕入担当だけじゃなくみんながわかるようにしていきたいです。発注をかけるときに便利だと思うので、残数がこれぐらいだから発注しようかなというような機能を使いこなしていきたいです。」
データを誰もがいつでもみれるようになったことで、商品の販売分析をしたい
山上氏:
「通年を通して販売している画仙紙や筆などのほかに、季節商品というものを販売しています。うちわに直接絵を描いて120円切手で投函できる商品を販売する５～６月や、自分で絵を描き作成するカレンダーを販売する１０月～１１月が繁忙期となります。また、顔彩（絵の具）も季節によって売れる色が違います。夏はアジサイの紫色、青色、冬は、クリスマスやお正月のイメージで赤や金がよくでます。感覚的にはわかっているものを、具体的な数字で、昨年、一昨年のデータを参考にして、今年の仕入数量を誰でも把握できるように取り組んでいきたいと思います。」
■商号／絵手紙 株式会社
■所在地／長野県下水内郡栄村大字北信2503
■TEL／0269-87-1910 FAX／0120-5562-03
■設立／平成9年
■URL／http://www.etegami-goods.co.jp/
■事業内容／日本絵手紙協会推薦教材の販売（絵手紙用品・書籍）
